Flussi documentali, gestione e conservazione dei documenti informatici dopo il regolamento EIDAS 2.0

Il corso si rivolge agli specialisti del settore IT e informatico e a tutti i dipendenti della P.A., che usano quotidianamente gli strumenti informatici.

È passato ormati tantissimo tempo dall’emanazione dei DPCM del 2013 e 2014 atti a normare le fasi di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Molto è accaduto in questi anni dal punto di vista normativo: il Regolamento Eidas, il GDPR sulla protezione dei dati personali, la normativa novellata sull’accessibilità e fruibilità dei documenti, la figura del Responsabile della Transizione Digitale e del nuovo modello di Governance dei processi nella PA e successive modifiche sul codice dell’amministrazione digitale.

Il nuovo Regolamento Europeo del Parlamento e del Consiglio 2024/1183 (eIDAS 2.0) introduce tra le principali novità il portafoglio europeo di identità digitale (European Digital Identity Wallet), la revisione e l’ampliamento dei servizi fiduciari stabiliti nel regolamento originario, i servizi di archiviazione elettronica di dati e documenti elettronici, la registrazione di dati elettronici in un registro elettronico, il rilascio e la convalida di attestati elettronici di attributi, la gestione di dispositivi per la creazione di una firma elettronica a distanza o di dispositivi per la creazione di un sigillo elettronico a distanza.

Il portafoglio europeo di identità digitale insieme all’attestazione elettronica di attributi rende disponibili scenari operativi e di interazione con il cittadino innovativi e variegati visto che disporre di questa identità apre una serie di opportunità per la resa di servizi in rete moderni e integrati.

A livello Europeo vengono riconosciuti gli effetti giuridici e dell’ammissibilità come prova in giudizio di dati e documenti elettronici conservati mediante un servizio di archiviazione elettronica per i quali l’utilizzo di un prestatore di servizi fiduciari qualificato garantisce che i documenti e i dati conservati godono della presunzione di integrità e autenticità per tutto il periodo di conservazione con i relativi vantaggi legali in termini probatori.

In questi anni è molto mutato il contesto tecnologico: il diffondersi del cloud che già sembra cedere il passo alle evoluzioni edge, il proliferare delle APP, la nascita del punto di accesso unico ai servizi della PA IO e tanto altro.

Qualche anno fa l’emergenza Covid ha messo ancora più in luce la necessità di una PA basata sui paradigmi del digital first, e once only: uno sportello unico erogatore di servizi al cittadino in modalità sempre più digitale.

Con la pubblicazione sul sito di AGID delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici dell’11 settembre 2020, la gestione complessiva del ciclo di vita del documento informatico viene descritta in un “corpo unico” comprendente fasi e materie prima disciplinate separatamente.

Allo stesso tempo vengono armonizzate nel testo delle linee guida tutte le normative e le novità tecnologiche sopra citate.

Il presente corso di natura e dal taglio prettamente operativo descrive in maniera completa tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti e dei fascicoli informatici, dalla formazione alla protocollazione, gestione, conservazione e eventuale scarto evidenziando le novità, gli obblighi e le responsabilità del novellato panorama normativo nella digitalizzazione dei procedimenti e dei flussi documentali.

Il webinar è consigliato oltre che ai dipendenti degli uffici di protocollo ed archivio, a tutti i funzionari e istruttori in quanto i flussi documentali riverberano inevitabilmente i loro effetti sui procedimenti amministrativi ed in generale sui processi della PA.

slides, articoli di approfondimento e dispense.