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Quadro normativo.
La natura vincolante delle Linee Guida AGID 11/09/2020 Termini di applicabilità di adeguamento. Concetti della PA digitale, reingegnerizzazione dei processi e dei flussi documentali. I sistemi informativi nella PA. Dalla dematerializzazione alla digitalizzazione dei servizi. Metodologie di analisi dei flussi informativi.
Principi generali sui documenti informatici e formazione dei documenti: la produzione di documenti, i formati, i metadati, i documenti amministrativi informatici, l’immodificabilità dei documenti e l’uso del sigillo elettronico, l’indipendenza dal supporto, duplicato informatico, copia informatica di documento analogico, copia analogica di documento informatico valenza giuridico-probatoria, il ruolo dell’impronta informatica di un documento. La produzione delle copie conformi e l’attestazione di conformità per raffronto o per processo, la conformità delle copie massive di documenti e la certificazione di processo.
Gestione di documenti cartacei ed informatici, le aree organizzative omogenee, la registrazione e la segnatura di protocollo, la modifica dei dati di registrazione e l’annullamento: quando e come applicarli. La classificazione dei documenti ed il titolario.
Casi particolari di protocollazione.
La valutazione di interoperabilità per la scelta dei formati
Regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
Il responsabile della gestione documentale e il coordinatore della gestione documentale concetti, compiti e responsabilità.
Aspetti organizzativi e suddivisione delle responsabilità: l’interlavoro tra Il Responsabile della gestione documentale, il Responsabile per la Transizione Digitale, Il Responsabile della Protezione dei dati ed il responsabile della Conservazione.
Il manuale di gestione documentale: redazione, contenuto e natura normativa di un atto fondamentale per tutte le PA, la pubblicazione in amministrazione trasparente.
Il piano di sicurezza dei documenti informatici e la notifica dei data breach al Garante per la Protezione dei Dati.
Regole di visibilità e protezione dei dati e della privacy.
Esempi, sentenze e casi particolari di protocollazione.
Il fascicolo informatico, le serie, le aggregazioni documentali e i fascicoli ibridi.
Le modalità di presentazione delle istanze: la validità e l'autenticità delle trasmissioni delle istanze (Inter PA, Intra PA e tra cittadini/aziende e PA), il sistema pubblico di Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale (SPID).
Le tre fasi di un archivio: corrente, di deposito e storica...cosa cambia operativamente.
La conservazione dei documenti: gli obblighi, le figure responsabili, gli impatti organizzativi ed operativi, il valore legale della conservazione.
Il responsabile della conservazione: compiti e responsabilità.
Il manuale di conservazione: un manuale di processo, la pubblicazione del manuale.
La conservazione in outsourcing: come scegliere un conservatore esterno e stipulare un capitolato di appalto per i documenti cartacei ed elettronici.
Il Regolamento AGID sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici approvato con determinazione n. 455/2021: la fine dell’accreditamento dei conservatori per la P.A.
La gestione documentale in cloud e la conservazione in cloud: un approccio moderno opportunità e rischi.
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